le mag' Aquitem N°17

Logiciel de gestion Proshop : inventaire réussi

L’inventaire doit être fait pour établir le bilan. Il permet de fixer la valeur du stock et de contrôler si aucune marchandise n’a disparu physiquement (par obsolescence, perte ou vol) ou comptablement (par erreur de gestion) et d’avoir donc une image des stocks réels au moment de l’inventaire.

Pour cela, sont répertoriées toutes les marchandises existantes dans les entrepôts pour les comparer à la liste des achats et des ventes.

Si tout se passe bien, les stocks à la date d’inventaire doivent correspondre à la différence entre les entrées et les sorties de stock depuis le dernier inventaire (en tenant compte aussi des stocks qui existaient lors de ce dernier inventaire). S’il manque des marchandises par rapport à ce calcul, il y a lieu de s’interroger sur l’origine des disparitions ou des erreurs de gestion. Il y a lieu par ailleurs d’apprécier les pertes de valeur marchande des marchandises devenues inutilisables ou obsolètes.
Il est possible d’effectuer des inventaires tournants, portant sur une partie seulement des stocks (et non pas la totalité), afin de ne pas stopper l’activité de l’entreprise pendant cette opération.
Le troisième type d’inventaire est l’inventaire permanent, les produits sont inventoriés après chaque entrée et/ou sortie. Ainsi les stocks physiques sont contrôlés plus régulièrement, les écarts analysés plus rapidement. Cependant cet inventaire n’est pas légalement reconnu, ne dispense pas d’inventaire global ou annuel et ne prend pas en compte les produits dormants ou stocks morts mais il facilite l’inventaire annuel en réduisant les anomalies.

Les points essentiels d'une bonne procédure d'inventaire :

  •  La tenue d’un inventaire permanent,
  •  L’existence et la bonne application de procédures de prise d’inventaire physique,
  •  Le choix d’une date ainsi que des horaires de commencement,
  •  La préparation des lieux de stockage,
  •  Le personnel chargé de l’inventaire,
  •  L'arrêt des mouvements pendant l’inventaire,
  •  Le dénombrement et saisie de l’inventaire,
  •  La centralisation et suivi des quantités,
  •  Les procédures de séparation des exercices.

Fonctionnalités Proshop

Si vous n’effectuez pas d’inventaire physique des articles du magasin, vous pouvez procéder directement à l’inventaire fiscal à la date de votre choix.

Proshop prendra en compte les stocks des articles calculés en fonction des achats, ventes, reprises…

En revanche, si vous réalisez un inventaire physique par saisie ou par le biais d’un terminal portable, il convient de respecter la chronologie suivante :

  1. Saisir ou importer le stock physique.
  2. Editer le stock physique.
  3. Editer les différences d'inventaire.
  4. Lancer la sortie du stock des différences d'inventaire puis
  5. Activer l'inventaire fiscal.

L’inventaire fiscal permet de valoriser le stock de votre magasin à la date de votre choix, au prix de revient ou au prix de vente. Seules les ventes clôturées sont prises en compte.
Renseigner soigneusement la date de l’inventaire. Indiquer le(s) magasin(s) à traiter, les codes de début et de fi n des GFSF concernés et le code du fournisseur.

Pour les GFSF et le fournisseur :

  •  Les codes peuvent être choisis dans la liste affichée par un clic droit de la souris ou la touche PgDn.
  •  Si on ne saisit rien, tous les enregistrements sont pris en compte.

Selon la ou les cases que vous cochez, l’inventaire fiscal sera réalisé pour les articles permanents et/ou pour les articles saisonniers.

Si vous cochez Saisonnier (avec ou sans les permanents), l’inventaire peut être établi pour la seule collection dont vous saisissez le code ou pour toutes les saisons (si l’on ne renseigne pas la collection).
Indiquer successivement la base de calcul de l’inventaire (prix de revient ou prix de vente), le pourcentage de dévalorisation le cas échéant, le niveau d’édition (par taille, par référence ou les totaux), le niveau de regroupement (édition par GFSF ou fournisseur) et la nature de la quantité éditée (simple ou avec le détail par taille).

En édition détaillée, si l’inventaire fiscal est à une date antérieure à la date d’édition, le programme affiche les colonnes suivantes :

  •  QTE Ac c’est-à-dire la quantité actuelle (quantité en stock à la date du jour),
  •  + et – pour représenter les quantités entrées et sorties depuis la date d’inventaire,
  •  QTE qui cumule les trois précédentes colonnes.

Pour répondre aux exigences de l’administration fiscale, les articles dont le stock est négatif ne fi gurent plus par défaut dans l’inventaire fiscal. Si vous souhaitez néanmoins imprimer un inventaire fiscal de tous les articles, cocher l’option «Prendre en compte les stocks négatifs».

Parmi les totaux à éditer proposés par le programme, sélectionner celui que vous souhaitez imprimer.

Cocher la zone correspondant au support de votre choix : Imprimante ou Ecran puis activer l’export vers Microsoft Excel.

Pour plus d’informations quant à ces manipulations, vous pouvez appeler le service technique dans le cadre de votre contrat de maintenance.