Conduire un projet de portail Internet citoyen

Les sites Internet des villes ont beaucoup évolué ces dernières années. Alors que les premières générations de sites étaient des plaquettes de présentation de l’offre municipale, les sites de la 3ème génération sont de véritables portails de services et d’interactivité avec les élus et les agents de la ville. Le déploiement d’un tel portail nécessite désormais une implication plus forte de chacun, mais aussi une synergie réelle entre les services, les élus, la population.

Nous vous conseillons donc de respecter certaines étapes afin de mener votre projet à bien :

Former un groupe de travail avant la rédaction de tout cahier des charges : ce groupe doit réfléchir en amont du projet, évaluer les informations qui seront mises à disposition sur le site et la façon de les rassembler et de les présenter dans un format web. Mais il faut aussi décider des services en ligne qui seront proposés, voir l’impact sur le fonctionnement des services concernés, nommer des référents.

Écrire un cahier des charges : vous pouvez bien sûr vous faire aider par une assistance à maîtrise d’ouvrage pour l’écriture du cahier des charges et la conduite du changement, mais il existe des cahiers des charges « références » dont vous pouvez vous inspirer.
Ils guideront votre raisonnement et vous permettront d’être assez complet dans votre expression de besoin. Attention à personnaliser votre cahier des charges. Il faut tenir compte de votre existant, demander les développements spécifiques nécessaires afin que le site ne bouleverse pas vos habitudes de travail. Il doit vous faire gagner du temps à court terme ! La DGME (Direction Générale pour la Modernisation de l’Etat) et l’Artesi (Agence régionale pour les technologies et la société de l’information) ont publié des cahiers des charges très complets pour les villes et collectivités territoriales.

Mesurer l’impact légal : la mise en place d’un site web 2.0 où chacun peut s’exprimer, où beaucoup de données personnelles sont stockées, demande une attention particulière. En effet, en tant qu’éditeur du contenu du site, vous en êtes responsable. Il s’agit donc non seulement de sécuriser ce dernier autant que faire ce peut, mais aussi surveiller les publications qui y sont faites. Les intrusions dans les bases de données ou les fichiers du site peuvent être lourdes de conséquences.

Choisir un prestataire : l’ampleur grandissante des projets de portail internet citoyen vous oblige à vous appuyer sur des partenaires de qualité. Ne vous limitez pas aux réponses écrites à l’appel d’offres. Rencontrez les meilleurs et comparez les réalisations passées en matière de site de ville.

Animer le site : bien sûr il faut mettre à jour les actualités et l’agenda, les menus de la cantine ou modérer les commentaires. Mais il est important de mettre en place des plates-formes interactives (forum, réseau social, covoiturage, blog) avec les moyens de les faire vivre : un réseau social avec 3 membres, un forum avec 4 messages donnent une image négative on s’en doute...